Effektives Zeitmanagement

Fokus auf das betriebswirtschaftlich Wesentliche

Was fällt Ihnen bei der Definition Zeitmanagement als erstes ein? Ein schriftlich festgehaltener Prozess, ein unverständlicher Ablauf einer Tätigkeit oder eine ausgeklügelte Todo-Liste mit festgehaltenen Zeiten? Auch wenn Ihnen spontan nichts zum Begriff Zeitmanagement einfallen sollte, dann macht das auch nichts, denn hinter der etwas komplexen Bezeichnung „Zeitmanagement“ steckt nichts weiteres, als das bewusste Priorisieren von Aufgaben und deren benötigten Zeitaufwände.

Es gibt manche Menschen, die  sich jeden Tag eine Liste mit den wichtigsten Aufgaben die zu erledigen sind, erstellen. Und dann die Aufgaben vor zu abarbeiten. Andere hingegen, arbeiten nach dem „gerade anfallenden Aufgaben“-Prinzip. Um jedoch effizient zu arbeiten, bedarf es einer Planung. Eine Planung der Aufgaben nach der Wichtigkeit. Denn Unwichtiges brauchen Sie nicht zu erledigen oder können es an Ihre Mitarbeiter delegieren. Eine Prioritätenliste muss nicht zwingend schriftlich sein. Sie können sich Ihre wichtigen Arbeiten auch merken und sich danach richten. Essentiell ist jedoch, dass Sie Ihre Aufgaben priorisieren. Sich zuerst den Aufgaben widmen, welche die größten Hebelwirkungen auf Ihren Betrieb haben und Sie Ihrem beruflichen sowie privaten Ziel näher bringen.

Das Pareto-Prinzip

Pareto Prinzip, 80:20 Prinzip
Vilfredo Pareto

Eine Möglichkeit, sich einem erfolgsversprechenden Zeitmanagement zu verschreiben, ist das Befolgen des Pareto-Prinzips. Das Pareto Prinzip, benannt nach dem Italienischen Ingenieur, Ökonom und Soziologe Vilfredo Pareto (1848–1923), besagt, dass mit einem bewussten priorisieren seiner wichtigsten Aufgaben, der größte Erfolg erzielt wird. Oder anders ausgedrückt, dass mit 20% bewusster Arbeitsleistung, 80% des Gesamterfolgs erwirtschaftet wird. Überträgt man das beispielsweise auf einen Serviceangestellten, so erwirtschaftet dieser während nur 20% seiner gesamten Arbeitsleistung 80% seines Serviceumsatzes. Für Sie bedeutet das, dass Sie während eines 10 Stundentages während 2 Stunden am Tag so richtig produktiv sind und in diesen zwei Stunden 80% zum Erfolg beitragen. Die restlichen 20% des Erfolgs erwirtschaften Sie während den verbleibenden 8 Arbeitsstunden. Natürlich sind diese 20-80 nur Richtwerte und stehen stellvertretend dafür, dass Sie Ihre Arbeiten priorisieren, damit Sie Ihre produktive Zeit gegenüber der Unproduktiven erweitern.

 

Pareto Prinzip, 80:20 Prinzip
Das Pareto-Prinzip

Hinterfragen Sie Ihr tägliches Tun auf Ihren beruflichen und privaten Erfolg. Denn nicht alles was Sie in Ihrem 10 Stunden Tag täglich tun, bringt Sie näher zu Ihrem Erfolg. Glaubt man dem Pareto-Prinzip, so arbeiten Sie täglich 8 Stunden faktisch im Leerlauf. Mit einer effektiven Prioritätenliste Ihrer Arbeiten, handeln Sie produktiv am besten für Ihren beruflichen und privaten Erfolg. Sie tun dann das, was Sie und Ihren Betrieb am weitesten bringt. Sie erledigen die Dinge bewusster und wirtschaften nachhaltiger. Sie werden ausgeglichener und handeln gründlicher.

Stellen Sie sich daher die Frage. Was muss ich zuerst erledigen, damit ich schneller zu meinem Ziel komme? Auf welche Tätigkeiten soll ich verzichten, weil diese mich und den Restaurantbetrieb nicht weiterbringen. Vieles ist Dailybusiness das zwar erledigt werden muss. Doch solche routinierten Aufgaben können bzw. sollten Sie an Ihre Mitarbeiter delegieren. Damit Sie sich den wichtigen Aufgaben widmen können!

  • Was muss ich heute erledigen?
  • Welche dieser Aufgaben bringen mich näher zum beruflichen und privaten Ziel?
  • Wann soll ich diese priorisierten Aufgaben erledigen?
  • Wie viel Zeit benötige ich für diese priorisierten Aufgaben?

Die Eisenhower-Matrix

Das Grundprinzip eines effektiven Zeitmanagements ist die bekannte Eisenhower-Matrix. Diese ist wohl in jedem Lehrbuch für Zeitmanagement aufgeführt und Ihnen sicherlich bekannt. Diese versucht anfallende Aufgaben nach der Wichtigkeit einzuordnen. Versuchen Sie Ihre Aufgaben anhand der beschriebenen Kriterien in die vier Quadranten zu verteilen. Alle Aufgaben im Quadrant (C) können Sie beruhigt Ihren Mitarbeitern delegieren. Auf alle Aufgaben im Quadrant (D) können Sie beruhigt verzichten, da diese weder dringend noch wichtig sind. Erledigen Sie zuerst wichtige und dringende Aufgaben im Quadrant (A) und danach wichtige aber nicht dringende Aufgaben des Quadranten (B).

Eisenhower-Prinzip
Bild von Christoph Nowag’s Blog

 

Wenn es Ihnen gelingt, sich strikte nach einer für Sie passenden Prioritätenliste zu halten und sich deren Aufgaben gründlich widmen, dann werden Sie Schrittweise näher an Ihren Erfolg kommen und gewinnen zudem wertvolle Zeit die Sie für  vorausschauende Strategiefragen, wie beispielsweise Ihrem Marketing, Angebots- oder  Mitarbeiterplanung, aufwenden können.

Mit Stolz bekenne ich mich, ein leidenschaftlicher Gastronom mit Blick für Mögliches zu sein. Als Visionär mit Bodenhaftung. Die Gastrobranche ist meine Heimat. Mit Freude gebe ich meine Erfahrung in diesem Blog weiter.